コロナウイルスの感染拡大が進んでいるご時世ということもあり、リモートワークを推進される企業が増えてきています。リモートワークはその名の通り「遠隔での勤務」を指していますが、場所が変わることによりこれまでのスタンダードでは対応できないケースに直面し、その都度苦慮された企業も多いのではないでしょうか。
その中の一つに「社内サーバからクラウドストレージにファイルサーバ機能を移行」があります。これまでは社内からのアクセスだけしか想定されていなかったので、外部からのアクセスを遮断することで、セキュリティの高いファイルサーバを運用されてきたと思います。しかしながら、リモートワークは「遠隔」が前提ですので、社外から社内ネットワークへの接続はできません。（VPN等があれば別ですが・・・）そのため社外からでもアクセスが可能なクラウドストレージに移行した会社も増えています。
クラウドストレージは、GoogleやAmazonといったところを利用されている企業も多いでしょうが、業務においてOfficeが必須のツールであることから、「Microsoft365」のSharePointを使用される企業も多く見受けられます。SharePointはMicrosoft Teamsとも連携しており、Teams上で共有したファイルは基本的にSharePointにて管理されるため、ファイルサーバではファイルの格納先をアドレスで共有していたものが、ビジュアルでわかりやすく共有できるようになりユーザーライクな使用感となっています。
しかしながら、Teamsで共有されたファイルはSharePointが共有先をチーム単位で自動的に管理するために、会話が進むと「あのファイルってどこで共有されていただろう？」など後で探そうとしたときになかなか目的のものが見つけられなくなり、すべてのチームサイトをポチポチとクリックし検索された方も多いのではないでしょうか。もちろんSharePointから検索もできますが、ファイル名が正確にわからずに見つけられなかったという方もいらっしゃるかもしれません。
そこで、当社は長年培ってきた自然言語処理と特許出願中のオントロジー技術を使い、SharePointに管理されたファイルを抽出する「ENOKI5.0 SharePoint連携オプション」のβ版をリリースいたしました。ファイル名が曖昧であっても近しいものを抽出して候補を表示することで、チームの会話内を目を皿のようにして探していたこれまでと比べて業務効率を上げることが可能です。こちらのリリースに興味のある方はお問い合わせからご連絡ください。
